I dag har Høgskulen på Vestlandet hatt medarbeidarsamtale på dagsorden på sin leiarfrukost. Medarbeidarsamtale er eit verktøy for å nå dei måla vi har ved HVL. I mi tid som personalleiar har eg erfart at samtalane fungerer godt for å få klargjort forventningar til kvarandre og diskutere dei utfordringar som ligg føre i arbeidet for å nå måla vi jobbar etter. Sjølv om dette ofte kan vere strukturerte samtalar treng dei likevel ikkje å vere kjedelege i verken form og innhald. På leiarfrukosten i dag delte eg mi erfaring med å gjennomføre medarbeidarsamte ute i det fri medan ein går og pratar.
Kreativitet og variasjon kan nemleg brukast for å løfte samtalen ut av stive og pliktprega rutinar. Å ta samtalen utandørs kan vere forløysande både i høve til samarbeid og forbetringar.
Medarbeidarsamtale ute i det fri, medan ein går, får praten til å gå lettare, skuldrane vert senka, frisk luft til hjernen gjer godt. Vi blir meir kreative og har lettare for å sette ord på tankane våre når vi er i bevegelse. Ein går side om side og vert meir likeverdige partar enn når ein sit ovanfor kvarandre på eit kontor/møterom.
Foto: hvl.no
Mi erfaring er at det er enklare for dei tilsette og for meg som leiar å prate opent om ting når ein går side om side, enn når ein sit ovanfor kvarandre ved eit bord. Praten blir meir personleg og samstundes direkte og nyttig for det vidare arbeidet. Medarbeidarsamtalen er personleg og fortruleg. Begge partar har eit ansvar for at dei vesentlige sakene vert tekne opp, men det å snakke friare kring det som opptek ein kan gjere at fellesinteresser mellom leiar og medarbeidar lettare vert identifisert. Dette kan igjen styrke samarbeidsrelasjonen.
Litt meir fri-flyt samtale kan vere veldig profesjonell nettopp fordi den held fokus på det essensielle, nemlig innsikt i totalkompetansen. Som leiar har ein ansvaret for å sikre god kvalitet på samtalen, også når ein går ute side om side.
Som leiar passa eg på å holde samtalen på det nivået den skal vere, slik at den ikkje berre blir ein hyggeleg prat. Mitt grep her var at eg alltid hadde med skjemaet for medarbeidarsamtalar. Dette var sendt ut på førehand, slik at begge partar var førebudd. Skjemaet brukte eg som sjekkliste undervegs på turen for å sikre at alle moment vart belyst. Det er berre å legge skjemaet i plastlomme fyrst som sist. Veret vi har her på Vestlandet bør ikkje vere ei hindring for å ta samtalen ute.
Oppfølgings- og utviklingsplan fyller ein ut med ein gong etter turen. Oppsummeringa handlar kun om det ein har avtalt av mål, kompetanseutviklingstiltak, karriereplanar og anna, som er like forpliktande for begge parter å innfri. Denne oppfølgings- og utviklingsplanen vert det essensielle dokumentet ved neste medarbeidarsamtale. Ingen referat vert skrive. Det kortfatta skjemaet vert å sende medarbeidar for justering og godkjenning med ein gong etter turen. Tid til dette oppfølgingsarbeidet legg ein inn i kalenderavtalen.
På 1,5 time har ein både fått gått tur, senka skuldrar, klarna hjerne, hatt ein god prat og laga plan for vidare oppfølging og utvikling. Gåande medarbeidarsamtale ute kan slik eg erfarar det vere eit veldig godt alternativ for å skape dei gode samtalane. Eg tenkjer Høgskulen på Vestlandet godt kunne ha nytte denne arbeidsforma meir, også knytt til møter og samtalar med få deltakarar.
Eg vil elles trekke fram at leiar må ha ein sensitivitet for at det kan vere medarbeidarar som av ulike grunnar ikkje ynskjer å ta medarbeidarsamtalen ute. Dette må det vere openheit kring ved invitasjonen. Målet med gåande utandørs medarbeidarsamtalar er nettopp å skape ein kontekst for samtalen som kan styrke mulegheitene for en god dialog, kunne sette ord på det ein er opptatt av og dei mål ein har. Eg har sjølv erfaring med at den meir personlege retninga ein får i ein slik samtale, styrka meg som leiar i arbeidet med å hjelpe medarbeidar som kom i ein krevjande fase med alvorleg sjukdom og behov for tilrettelegging. Vi må ta oss tid til å ta dei gode og viktige samtalane med kvar av våre tilsette. Det er slik vi kan spele kvarandre gode.